WARUNKI WYKORZYSTANIA KORBOGRANTÓW
Kochane Korbowiczki, kochani Korbowicze,
Serdecznie gratulujemy Wam udziału w Korbowym Konkursie Grantowym. Nie mówiąc już o Waszych w nim rezultatach. Jest w Was moc!
Poniżej znajdziecie informacje o tym, jakie są warunki wykorzystania korbowego dofinansowania oraz co zrobić, żeby korbowe dofinansowanie dostać na konto. Wiadomości jest sporo, ale takie jest życie – gdy wchodzą w grę pieniądze, a zwłaszcza publiczne, nie ma żartów… Przeczytajcie wszystko, bo przecież nie chcecie oddawać pieniędzy, bo coś poszło nie tak ☺
ZASADY KORBOGRANTÓW
1) Pieniądze z Korbowego dofinansowania można wykorzystać wyłącznie na wydatki związane z Korbowym projektem (to chyba oczywiste).
2) Pieniądze z Korbowego dofinansowania można wydać na dowolną kategorię wydatków ujętą w budżecie z Waszego wniosku . Jeżeli chcecie wydać otrzymane środki na inna kategorię wydatków, powinniście tę sprawę skonsultować mailowo ze swoim tutorem/tutorką .
Przykład: Załóżmy, że w budżecie mieliście następujące kategorie wydatków: 1) materiały warsztatowe, 2) plakaty, 3) ubezpieczenie uczestników, 4) zakup płyt CD, a chcielibyście wydać pieniądze na bilety kolejowe. Zapytajcie więc Waszego tutora, co o tym sądzi; generalnie nie będziemy robić większych problemów, natomiast chcemy wiedzieć o zmianach, które zachodzą w Waszych budżetach.
3) Każdy wydatek z Korbowego dofinansowania musi zostać udokumentowany fakturą lub rachunkiem uproszczonym . PARAGON Z KASY FISKALNEJ NIE JEST WYSTARCZAJĄCYM DOKUMENTEM!!!! Przykład (starej ☺) faktury macie w załączniku do maila z tymi zasadami. Zaznaczajcie to, że chcecie dostać fakturę/rachunek już w momencie zakupu towaru czy usługi. W wypadku środków transportu (bilety kolejowe, autobusowe itp.) oraz wynagrodzeń dla osób prowadzących jakieś zajęcia, które to osoby nie mogą wystawić faktury ani rachunku uproszczonego – prosimy o kontakt z tutorem , żeby ustalić co konkretnie w tej sytuacji zrobić.
4) Faktury/rachunki powinny być wystawione na następujące dane : Fundacja Rozwoju Społecznego DEMOS; Odporyszów, ul. Lipowa 10; 33-241 Żabno; NIP: 993 03 03 923. Najlepiej noście te dane ze sobą w portfelu. Przy wydawaniu korbowych pieniędzy prosicie po prostu w sklepie/firmie itd. o wystawienie faktury na te dane.
5) Wydatki, które nie będą miały pokrycia w fakturach czy rachunkach uproszczonych wystawionych na Fundację, trzeba będzie zwrócić!!!
6) Wydatki z korbowego dofinansowania można ponosić najpóźniej do 30 listopada 2013 r. Wszystkie niewykorzystane do tego czasu środki trzeba będzie zwrócić do 15 grudnia 2013 na to samo konto, z którego dostaniecie przelew . Nie można pokryć sobie z korbowego finansowania wydatków poniesionych wcześniej niż teraz (np. we wrześniu), no chyba że jesteście w stanie zdobyć na nie fakturę (co może być trudne, bo fakturę powinno się brać od razu, najpóźniej do 7 dni po zakupie – potem może to być niemożliwe).
7) Każdą otrzymaną fakturę należy z tyłu opisać , tzn. zamieścić tam swoje imię, nazwisko, tytuł Waszego korbowego projektu oraz podpis. Jeżeli charakter towaru lub usługi jest niejasny warto też z tyłu dodać wyjaśnienie.
Przykład: Jeżeli na fakturze widzimy: plakaty, 200 sztuk, to jest to jasne. Natomiast czasami opisy wystawiane przez sprzedawców są dziwne. Na fakturze za kartę pamięci może się pojawić hasło „karta pamięci” (wiadomo, o co chodzi), ale może się też pojawić „k.p. SCTmmmx123” (nie wiadomo, o co chodzi;. takie dziwne kodowe opisy pojawiają się często w Media Markt czy Saturnie albo innych hipermarketach). Wtedy z tyłu warto napisać, że wydatek dotyczy zakupu karty pamięci.
8) Konieczne jest wysyłanie do biura Korby zarówno skanów Waszych faktur, jak i ich papierowych oryginałów. To ważne! – tak działa księgowość. Dokumenty zarówno elektroniczne, jak i papierowe należy przesłać do piątego dnia następnego miesiąca . Oznacza to, że faktury/rachunki z października powinniście przesłać najpóźniej 5 listopada, a te z listopada – najpóźniej 5 grudnia. Faktury/rachunki w wersji elektronicznej (SKANY) wysyłajcie na adres info@projektkorba.pl . Oryginały wszystkich otrzymanych w danym miesiącu rachunków/faktur przesyłacie pocztą poleconą na adres : Stanisław Świstak, Fundacja Rozwoju Społecznego DEMOS, ul. Długa 42; 31-146 Kraków.
9) Pamiętajcie, żeby uważać z tzw. montażem finansowym . O co chodzi? Montaż finansowy to pokrycie jakiegoś kosztu z kilku różnych źródeł finansowania. To czasami jest możliwe bez problemu, a czasami trudne. Oto dwa przykłady:
a.
Przykład 1: Jeżeli na druk plakatów Waszego projektu musicie wydać dajmy na to 500 zł za 500 sztuk, a z Korby dostaliście tylko 200 zł, to możecie zrobić tak, że koszt druku 200 plakatów za 200 zł pokryjecie ze środków Korby (i na to poprosicie fakturę na DEMOS), a 300 zł pokryjecie z innych środków i weźmiecie na to inną fakturę albo nie weźmiecie jej wcale. To jest sytuacja prosta.
b.
Przykład 2: Jeżeli chcecie kupić z korbowego dofinansowania nagrodę - album o wartości 200 zł, a dostaliście z Korby 100 zł, to sytuacja jest bardziej skomplikowana, ponieważ: a) Nie da się dostać faktury na połowę albumu na 100 zł, bo album jest niepodzielny;
b) Nie możecie też zapłacić z Korbowych pieniędzy i nie wziąć w ogóle faktury na Fundację, bo wtedy Fundacja nie ma jak się rozliczyć z wydanych środków. No i w wypadku braku faktury Wy będziecie musieli pieniądze zwrócić ☺ Istnieje teoretycznie rozwiązanie c) dopłacenie z Waszych prywatnych środków i wzięcie faktury za całe 200 zł na Fundację, ale to jest możliwe tylko w wypadku, w którym dokładacie z pieniędzy prywatnych (własnych, rodziców, kolegi itd.:)), a nie z pieniędzy innej instytucji, która też potrzebuje faktury. Bardzo Was jednak prosimy, abyście konsultowali z tutorami każdy taki montaż finansowy – dzięki temu unikniemy problemów.
10) Każdy projekt dofinansowany z korbowych środków musi przestrzegać zasad identyfikacji wizualnej obowiązujących w funduszach szwajcarskich – bo wykorzystujecie fundusze szwajcarskie. Co to oznacza? To oznacza, że we wszystkich materiałach promocyjnych, reklamowych i informacyjnych (plakaty, stronki internetowe, fanpage na fejsie, ulotki, drukowane i elektroniczne materiały warsztatowe, foldery, notki prasowe i inne) macie obowiązek zamieszczania informacji o finansowaniu i logotypów nie tylko Korby i Demosu, ale też funduszy szwajcarskich . Dla Waszej wygody zrobiliśmy gotową stopkę z obowiązkowymi danymi – załączamy ją do maila z warunkami wykorzystania Korbograntów. Pamiętajcie, że tego obrazu z zestawem logotypów nie wolno zniekształcać (poszerzać, wydłużać, skracać, przycinać, ścieśniać…).
Obsługę rozliczeń Waszych Korbograntów będzie prowadzić Weronika. Ona też będzie odbierać dokumenty przesyłane przez Was elektronicznie na biurowy adres info@projektkorba.pl i kontaktować się z księgowym stacjonującym w Krakowie. Do niej więc możecie kierować techniczne zapytania.
Na koniec zasad osobista prośba . Od Agaty:
„Kochani! Serdecznie Wam gratuluję sukcesu w Korbowym Konkursie Grantowym! Super! Bardzo się cieszę, że Wasze projekty idą jak burza. Trzymam kciuki, aby projekty zakończyły się sukcesem. Niech Korbokasa się Wam mocno przyda. Pamiętajcie jednak, że za pieniądze, które Wam przekazujemy w ramach Korby ja odpowiadam jako koordynatorka – Agata Otrębska osobistym majątkiem … Kwotę blisko 12 000 zł pobieram z kasy projektu na swoje nazwisko. Jeżeli zrobicie coś nie tak – ja muszę za to zapłacić z własnej kieszeni. Miejcie dla mnie litość ☺☺☺ i przestrzegajcie warunków wykorzystania grantu. Ufam Wam zresztą i wiem, że będzie dobrze. Buziaki i powodzenia!”
PROCEDURA OTRZYMANIA ŚRODKÓW Z KORBOWEGO KONKURSU GRANTOWEGO
1) Otrzymanie środków z Korbowego Konkursu Grantowego
Prosimy, aby każde z Was, aby przesłało na adres info@projektkorba.pl następujące informacje:
a. Imię i nazwisko (własne)
b. Numer rachunku bankowego, na który powinno wpłynąć dofinansowanie z korbowego konkursu (może to być konto własne, ale też np. rodzica)
c. Imię i nazwisko właściciela tegoż rachunku bankowego oraz jego kod pocztowy i miasto (to dane, które trzeba zawrzeć w przelewie)
d. Formułkę „Przeczytałem/am zasady korzystania z korbowego dofinansowania (Projekt Korba 2013), akceptuję je i zobowiązuję się ich przestrzegać”.
Im szybciej prześlecie powyższe dane, tym lepiej. Dane te zostaną przekazane Agacie, z której konta dostaniecie płatności. Planowo przelewy powinny zejść z konta dzisiaj, co oznacza, że powinniście je mieć na swoich kontach jeszcze w tym tygodniu (choć przelewy międzybankowe czasami zabierają nieco czasu).
Jeżeli ktoś nie ma dostępu do żadnego konta albo nie chce podawać danych konta – prosimy o informację na info@projektkorba.pl ; wówczas umówimy indywidualnie jakiś sposób przekazania gotówki.
W przypadku osób niepełnoletnich – będziemy się kontaktować z Waszymi rodzicami/opiekunami, żeby wiedzieli, że odbywa się jakiś przepływ pieniędzy i na jakich zasadach.
2) Zwrot niewykorzystanych środków z Korbowego dofinansowania powinien zostać dokonany najpóźniej do 15 grudnia 2013 r. , na to samo konto Agaty, z którego teraz dostaniecie przelewy (zgodnie z powyższymi zasadami).
Zmęczeni czytaniem???? TRUDNO ☺☺☺ Skoro kasa jest, to warto, nie? Poza tym od razu przetrenujecie sobie branie faktur itd.
Jeszcze raz Wam gratulujemy. Trzymam kciuki!!!
Zespół Projektu Korba